Hvordan skriver man et notat

Skrive din egen memo

1. 1
   Analyser din målgruppe. Beslutte, hvem du skriver dette notat (publikum), og hvad publikum prioriteter og bekymringer er. Fastslå, hvorfor dette notat ville være vigtigt for læseren.
2. 2
   Skriv overskriften segment. Overskriften segment bør omfatte, hvem notatet er skrevet, der har skrevet notatet, den fuldstændige og nøjagtige dato notatet blev skrevet, og genstanden (hvad notatet er om). En prøve overskrift ville se ud:
   Fra: Dit navn og stillingsbetegnelse
   Emne: (eller RE:) Hvad notatet handler om (fremhævet i nogle måde)
   
   • Altid tage læserne ved deres rette navn, ikke bruger kælenavne.
   • Ved etablering overskriften, skal du sørge for at fordoble plads mellem afsnittene og justere teksten.
3. 3
   Skriv åbningen segment. Angive formålet med notatet og identificere formål i tre dele: baggrund af problemet, den særlige opgave, og formålet med notatet. Identificere den præcise årsag til at skrive memo og gøre det klart for læseren.
   
   • Hvis du har problemer med at beskrive, hvad du gør for at løse problemet (opgaven statement), overveje, om du har afklaret situationen.
   • Medtag kun så meget information som er nødvendig, mens den stadig er overbevisende, at et reelt problem eksisterer.
     
4. 4
   Indeholde et resumé segment. Dette segment skal indeholde en kort redegørelse for vigtige forslag. Dette vil hjælpe læseren hurtigt forstå de vigtigste punkter i notatet. Resuméet kan også indeholde links eller henvisninger til kilder, som du har brugt i din forskning om emnet.
   
5. 5
   Udvid i diskussionen segment. I dette segment, alle de detaljer, der understøtter dine ideer og anbefalinger til løsning af problemet omfatte. Du kan også vælge at foreslå fremtidige problemer, der kan opstå, og diskutere, hvordan dine anbefalinger sikre, at disse problemer vil ikke forekomme (se tip).
   
   • Begynd diskussionen med de oplysninger, der er vigtigst.
   • Start med de mest generelle oplysninger og flytte til konkrete eller understøttende fakta.
6. 6
   Afslut med en afsluttende segment. Luk memo med en venlig slutning, der hedder, hvilke handlinger du vil have læseren til at tage. Overvej de måder, som læseren kan drage nytte af oplysningerne i notatet, og hvordan disse ændringer vil være en fordel.
   
   • Vær sikker på at overveje, hvordan læseren vil drage fordel af de ønskede handlinger, og hvordan du kan lave disse handlinger lettere. Du kan sige, "Jeg vil være glad for at drøfte disse anbefalinger med dig senere, og følge op på de beslutninger, du foretager."
7. 7
   Tæt med en opfordring til handling. Hvis der er noget, du ønsker læseren til at gøre på et bestemt tidspunkt, så sig det.
   
8. 8
   Review for stavning, grammatik og indhold fejl. Vær især opmærksom på navne, datoer eller tal. Vær konsekvent i den type sprog, du bruger.
   
   • Få personlig. Brug ord som "Jeg", "du" og "vi". At iværksætte initiativer, skrive i aktiv stemme.
   • Være konversation. Skriv den måde, du taler og ikke være bange for at bruge sammentrækninger.
   • Må ikke vise. Undgå videnskabelige ord og teknisk jargon.
   • Undgå "kvæles" ord: enkle rod ord med fancy endelser tidsmæssigt. Foretrukne er "tion", "ning", "ent", "ment", "Ize," og "ility". Eksempel: Du må ikke sige, "Fortsættelsen af ​​vores udstedelse af incitamenter afhænger af prioriteringen af ​​ansatte i virksomhedens mål." I stedet siger, "Hvis du ønsker at holde få incitamenter, mødes virksomhedens mål."