Hvordan man skriver en forretningsplan brev

Skrive din egen virksomhed brev

1. 1
   Kend format. Uanset indholdet af Deres brev, visuelt det skal ligne billedet nedenfor. Bemærk, at erhvervslivet breve er sammensat i almindelige skrifttyper som Arial eller Times New Roman, og at de er berettigede til venstre. De fleste beskæftiger blok afsnitsinddeling - dvs at starte et nyt afsnit, hit "tilbagevenden" to gange og ikke bruger et led.
   
   • Brevpapir. Medtag afsenderens selskab og selskabets adresse, hvis du er selvstændig eller en selvstændig entreprenør, tilføj dit navn enten i stedet for firmanavnet eller på toppen af ​​det. Hvis din virksomhed har pre-designet brevhoved, skal du bruge dette, ellers blot at skrive oplysningerne i toppen af ​​et tomt ark tilstrækkeligt.
   • Date. Skrivning den fulde dato er den mere professionelle valg - enten "April 1, 2012" eller "1. april 2012."
   • Modtager. Skriv ud modtagerens fulde navn, titel (hvis relevant), firmanavn og adresse i nævnte rækkefølge. Hvis det er nødvendigt, indeholde et referencenummer.
   • Hilsen. Den hilsen er en vigtig indikator for respekt, og hvilken en du bruger, vil afhænge af, om du ved, hvem du skriver til, hvor godt du kender dem, og niveauet af formalitet i dit forhold. Ansæt "Til hvem det måtte vedrøre" kun hvis du ikke ved, hvem specifikt, du adressering. Hvis du skriver til en enkelt køn gruppen, brug "Dear Sirs / Madams", hvis gruppen er blandet køn, brug "Dear Sir (r), og Madam (r), at" holde eller kasserer "s" er baseret om antallet af Herrer eller Madams. Hvis du ikke kender modtageren godt, "Dear Sir / Fru" er et sikkert valg, du kan også bruge modtagerens titel og efternavn, fx "Kære Dr. Smith." Hvis du kender modtageren godt og nyde en uformel forhold med ham eller hende, kan du overveje et fornavn adresse, fx "Kære Susan". Hvis du er usikker på modtagerens køn, skal du blot skrive hele navnet, fx "Kære Kris Smith." Glem ikke et komma efter en hilsen eller et kolon efter "Til hvem det måtte vedrøre".
   • Krop stykker. Disse vil blive diskuteret yderligere i senere trin.
   • Lukning. Lukningen, ligesom hilsen, er en indikator for respekt og formalitet. "Med venlig hilsen" eller "Med venlig hilsen" er generelt en sikker satsning, også overveje "hjerteligt", "Ærbødigst", "Hilsen" og "Yours Truly". Lidt mindre formelle, men stadig professionel lukninger omfatter "Alle de bedste", "Best wishes", "Varm hilsen," og "tak". Brug et komma efter din lukning.
   • Signatur. Efterlad omkring fire linjer tomme for din underskrift. Underskrive brevet, efter at du har udskrevet den, eller hvis du sender det via e-mail, scanne et billede af din signatur og anbring den på denne del af brevet. Blå eller sort blæk foretrækkes.
   • Navn og kontaktoplysninger. Under din signatur, skal du skrive dit navn, telefonnummer, e-mailadresse og alle andre gældende middel til kontakt. Giv hver enkelt oplysning sin egen linje.
   • Enclosures. Hvis du har vedlagt yderligere dokumenter til modtagere gennemgang Bemærk dette et par linjer under dine kontaktoplysninger ved at bemærke antallet og typen af ​​dokumenter, fx "Enclosures (2):. Cv, brochuren"
2. 2
   Finde den rette tone. Tid er penge, som man siger, og de fleste forretningsfolk hader at spilde tiden. Tonen i dit brev, bør derfor være kort og professionel. Lav dit brev en hurtig læst ved at dykke lige ind i sagen og holde dine kommentarer kortfattet i første afsnit. For eksempel kan du altid begynde med "Jeg skriver dig om..." og gå derfra. Må ikke bekymre dig med blomstrende overgange, store ord eller lange, bugtende sætninger - din hensigt bør være at kommunikere, hvad der skal siges så hurtigt og rent som muligt. For at stramme din kopi, undgå passive verber og forsøge ikke at editorialize. Når du skriver kroppen af ​​dit brev, overveje "7 C s":
   
   • Være klart: Lad din læseren vide præcis, hvad du prøver at sige. Din læser vil kun reagere hurtigt, hvis din mening er krystalklar. Især der, hvis er et resultat eller handling, du ønsker taget på grund af dit brev, oplyse, hvad det er.
   • Være konversation: Bogstaver er skrevet af folk til folk. Undgå standardbreve hvis det er muligt - du kan ikke opbygge et forhold med dåse upersonlige breve. Men holde sig væk fra dagligdags sprog eller slang som "du ved," "mener jeg" eller "ønsker". Hold tonen sagligt, men vær venlige og hjælpsomme.
   • Være høflig: Selv hvis du skriver med en klage eller bekymring, kan du være høflig. Overvej modtagerens position og tilbud om at gøre, hvad du kan, inden for rimelighedens grænser, at være imødekommende og hjælpsomme.
   • Vær kortfattet og til det punkt: Når du skriver en business brev, forklare din position i så få ord som muligt.
   • Være korrekt. Tag dig tid til at sikre, at du har de fakta, før du lægger dem skriftligt. Tjek din stavning og grammatik, også, eller har nogen tjekke dem for dig.
   • Være overbevisende Mest sandsynligt formålet med dit brev er at overtale læseren til at gøre noget:. Ændre deres sind, rette et problem, sende penge eller tage handling. Gør din sag.
   • Være komplet. Må ikke udelade nødvendige oplysninger.
3. 3
   Wrap det op. I det sidste afsnit, opsummere dine point og klart skitsere enten din planlagte fremgangsmåde, eller hvad du forventer fra modtageren. Bemærk, at modtageren kan kontakte dig med spørgsmål eller bekymringer, og sige tak for hans eller hendes opmærksomhed på det brev / sagen ved hånden.
   
4. 4
   Kontroller stavning og grammatik. Præsentation er et centralt element i at være professionel. Sørg for, at modtageren vil let kunne se dig som dygtig og ansvarlig ved at redigere dit brev for fejl. Kør stavekontrol på dit tekstbehandlingsprogram, men også give brevet en grundig læse, før du sender den.
   
5. 5
   Indlæg brevet. Send e-mail, eller hvis du sender brevet med posten, skal du finde en ren konvolut. (Hvis de findes, skal du bruge en med firmaets logo trykt på det.) Pænt udskrive din afsenderadresse og modtagerens adresse. Hvis du har lyst din håndskrift er rodet og ikke passer med din faglige persona skrive adresserne i dit tekstbehandlingsprogram nx. Fold brevet i tredjedele, sådan at du udfolde topflappen, så bundklappen. Sørg for at du anbringer tilstrækkelig porto, og sende det ud.