En Business Continuity Plan (BCP) er den mindst dyre forsikringer enhver virksomhed kan have (især for små virksomheder, som det koster næsten ingenting at producere). Det detaljer, hvordan medarbejderne vil holde kontakten og holde gør deres job i tilfælde af en katastrofe eller nødsituation, såsom en brand på kontoret. Desværre er der mange virksomheder aldrig tage sig tid til at udvikle en sådan plan.
Her vil du se foreslåede trin og overvejelser, i forkortet måde for små virksomheder at skabe en BCP, der vil forbedre deres chancer for fortsættende aktiviteter under eller efter betydelige katastrofer. Udvikling af BCP for større virksomheder er ikke omfattet af dette dokument.
Business Continuity Plans er undertiden benævnt Disaster Recovery Planer (DRP) og de to har meget til fælles. Men en DRP bør være orienteret mod at inddrive efter en katastrofe mens en BCP viser, hvordan man fortsætte med at gøre forretninger, indtil bedring opnås. Begge er meget vigtige og ofte kombineret i et enkelt dokument for bekvemmelighed.
Steps
- 1Document interne nøglepersoner og sikkerhedskopier. Det er mennesker, der udfylder positioner uden hvilken din virksomhed absolut ikke kan fungere - gøre listen så stor som nødvendigt, men så lille som muligt.
- Overvej, hvilke jobfunktioner er kritisk nødvendigt hver dag. Tænk, der udfylder de positioner, når den primære job-indehaveren er på ferie.
- Lav en liste over alle de personer med alle kontaktoplysninger inklusive firmatelefon, hjem telefon, mobiltelefon, personsøger, business e-mail, personlig email, og enhver anden mulig måde at kontakte dem i en nødsituation, hvor normale kommunikation kan være utilgængelig.
- 2Identificer hvem der kan telecommute. Nogle mennesker i din virksomhed kan være udmærket i stand til at drive forretning fra et hjemmekontor. Find ud af, hvem der kan og hvem der ikke kan.
- Du kan overveje at sikre, at dine kritiske medarbejdere (identificeret i trin 1) kan alle pendler hvis nødvendigt.
- 3Dokumentere eksterne kontakter. Hvis du har kritiske leverandører eller entreprenører, bygge en speciel kontakt liste, der indeholder en beskrivelse af virksomheden (eller individuelle) og alle andre helt afgørende oplysninger om dem herunder nøglepersonale kontaktoplysninger.
- Medtag i din liste folk som advokater, bankfolk, it-konsulenter... Enhver, som du måske nødt til at ringe for at hjælpe med forskellige operationelle spørgsmål.
- Glem ikke elselskaber, kommunale og lokale kontorer (politi, brand, vand, hospitaler), og posthuset!
- 4Dokument kritisk udstyr. Pc'er indeholder ofte kritisk information (du behøver off-site backup, gør du ikke?).
- Nogle virksomheder kan ikke fungere, selv for et par timer uden en faxmaskine. Har du stærkt afhængige din kopi maskine? Har du særlige printere, du absolut skal have?
- Glem ikke software - det vil ofte blive betragtet kritisk udstyr især hvis det er specialiseret software, eller hvis det ikke kan udskiftes.
- 5Identificere kritiske dokumenter. Vedtægter og andre juridiske papirer, regninger, bankoplysninger, kritiske HR dokumenter, bygningsretten papirer, selvangivelser... du har brug for at have alt til rådighed, der vil være nødvendigt at starte din virksomhed igen.
- Husk, kan du blive beskæftiger sig med en samlet facilitet tab. Vil du vide, hvornår at betale lånet på din firmabiler? Til hvem du sender betaling for din e-mail-tjenester?
- 6Identificer uforudsete udstyrsvarianter. Hvis din virksomhed bruger lastbiler, og det er muligt lastbilerne kan blive beskadiget i en bygning brand, hvor ville du leje lastbiler? Hvor vil du leje computere? Kan du bruge en business service afsætningsmulighed for kopier, fax, udskrivning og andre kritiske funktioner?
- 7Identificer din uforudsete placering. Dette er det sted, du vil drive forretning, mens dine primære kontorer er tilgængelige.
- Det kunne være et hotel - mange af dem har meget veludstyrede business faciliteter, du kan bruge. Det kunne være en af dine entreprenører kontorer eller din advokat kontor.
- Måske distancearbejde for alle er en farbar vej.
- Hvis du har en identificeret midlertidig placering, omfatte et kort i din BCP. Hvor det er, at du har alle de relevante kontaktoplysninger (herunder folks navne).
- 8Lav en "how-to". Det bør omfatte trin-for-trin instruktioner om, hvad de skal gøre, hvem der skal gøre det, og hvordan.
- Liste hvert ansvar og skrive navnet på den person tildelt. Også gøre det modsatte: For hver person, det ansvar liste. Denne måde, hvis du ønsker at vide, hvem der formodes at kalde det forsikringsselskab, kan du kigge op "Insurance". Og hvis du ønsker at vide, hvad Joe Doe gør, kan du kigge under "Joe" for disse oplysninger.
- 9Lægge information sammen! En BCP er nytteløst, hvis alle oplysninger er spredt rundt i forskellige steder. En BCP er et referencedokument - det bør alle holdes sammen i noget som en 3-ringbind.
- Gør masser af eksemplarer og give en til hver af dine nøglemedarbejdere.
- Holde flere ekstra kopier på en off-site placering, hjemme og / eller i en værdiboks.
- 10Kommunikere. Sikre, at alle i din virksomhed kender BCP.
- Hold obligatoriske uddannelse klasser for hver eneste medarbejder, om de er på den kritiske liste eller ej. Du ønsker ikke din ikke-kritiske medarbejdere kører gennem en is storm for at komme til en bygning, der er blevet ødelagt ved brand, så gad vide hvad de skal gøre næste.
- 11Test plan! Du har lagt rigtig gode ideer ned, akkumuleret alle dine oplysninger, identificerede uforudsete steder, opført dine medarbejdere, kontakter og servicevirksomheder, men kan du trække det ud?
- Vælg en dag, og lade alle vide, hvad der kommer til at ske (inklusive dine kunder, entreprenører og leverandører), så den morgen, handle, som om dit kontor bygning er blevet ødelagt. Foretag opkald - gå til uforudsete site.
- En ting du vil helt sikkert lære i testen er, at du ikke har fået det hele bare helt rigtigt. Må ikke vente, indtil katastrofen rammer til at regne ud, hvad du skal gøre anderledes næste gang. Kør testen.
- Hvis du foretager større ændringer, kør det igen et par måneder senere. Selv efter du har en solid plan, bør du teste det årligt.
- 12Planer om at ændre planen. Uanset hvor god din plan er, og uanset hvor glat din test kører, er det sandsynligt at der vil være begivenheder uden din plan. Hotellet du planlægger at bruge til dit uforudsete websted er vært for en enorm konventionen. Du kan ikke komme ind i banken, fordi katastrofen skete på en helligdag. Magten er i dit hus. Kopien maskine på forretningsservice selskab er brudt. Din it-konsulent er på ferie.
- 13Gennemgå og revidere. Hver gang der sker ændringer, opdatere alle kopier af dit BCP.
- Lad det aldrig komme ud af dato. En out-of-date plan kan være værre end ubrugelig: det kan gøre du føler dig sikker, når du er absolut ikke sikker.
Tips
- Forudbetalte mobiltelefoner er en billig mulighed for nødkommunikation. Mobiltelefoner vil stoppe med at arbejde i nogle katastrofer, så overvejer en satellit kommunikationssystem kan beskytte din evne til at kommunikere.
- Har en vejr plan for dine medarbejdere med et nummer, de kan ringe for at få en opdatering på vilkår. Kig ind i nogle af de nye internetfunktioner telefontjenester, der giver en voice mail.
- Derudover sender SMS-beskeder til Twitter er en billig måde at nødkommunikation når jordledninger og mobiltelefoner fungerer ikke. Sikre, at alle på kontoret har en konto og kender håndtag nøglemedarbejdere.
- Hold din BCP ud og synlige, så alle ser det ofte - på den måde, vil tanken om virksomhedens kontinuitet ophold på alles sind.
- Bindemidlet, du bruger til din BCP bør være meget karakteristisk - lys, neon orange er en god farve.
- Alle kritiske personale bør opbevare en kopi af BCP. Det er ikke en dårlig idé at holde en i din bil.
- Ifølge FEMA, er ild den mest almindelige fare for kontorer. Sørg for at denne situation, er dækket i din BCP.
Advarsler
- Stol ikke på en brandsikker sikkert at opbevare dine edb-medier. De fleste brandsikre pengeskabe er designet til papir, en cd, dvd, diskette eller et magnetbånd vil smelte. Få et medie sikkert for disse poster. Bedre endnu, gemme data off-site!
- Må ikke gøre piratkopier af vigtige software. Selv hvis du kan gøre det (ofte kan du ikke), kan de ikke arbejde, og du kan skabe alvorlige juridiske problemer for dig selv. Kontakter softwareleverandøren, hvis du ikke forstår dine muligheder.
- Må ikke distribuere din plan til folk, der ikke behøver at have det. Din BCP vil indeholde følsomme og sikre oplysninger, som kan bruges af en utilfreds medarbejder til uhensigtsmæssige formål.