Taler i telefon, kan være let, men praktiserer god telefon etikette er meget vanskeligere.
Steps
- 1Sige "Hej!" når du afhenter. Hvis det ikke er dit eget hjem telefon sige, "Hej, (efternavn) bopæl, må jeg spørge, hvem der ringer?". Nogle føler en venlig "Hallo?" er OK, men andre kan lide at tage fat på stedet. Se hvad der passer dig.
- 2Prøv at undgå at sætte nogen på hold. Hvis det sker, at du ikke er i stand til at finde den person, de forsøger at ringe inden for 30 sekunder til et minut at sætte dem på hold, undskylder i en rolig og høflig tone, "Jeg er ked af det, John er ikke tilgængelig lige nu. Vil du have mig til at tage imod en besked og har John ringe tilbage til dig, (ringer navn)? "
- 3Hvis den person, de forsøger at ringe ikke er tilgængelig, så sige. En god måde er at sige: "De er ikke i stand til at komme til telefonen lige nu, ville du have mig til at tage imod en besked?"
- 4Når du foretager et opkald, oplyse dit navn, hvis du er på udkig efter en anden person end den person, der afhentes. "Dette er Jane, (state din relation til den person ringer: ven, skolekammerat, etc.)? Kan jeg tale med John" Sig det i en rolig, høflig tone.
- 5Præsenter dig selv med, "Hej, mit navn er Jane og jeg fik dette tal fra John, jeg ringer om..." hvis den person, der opfanger ikke kender dig.
- 6Ender altid med, "tak - Farvel."
Tips
- Smilende, mens du taler over telefonen kan give din stemme en venligere tone, selv i de formelle samtaler.
- Spørger "Hvordan kan jeg hjælpe dig?" i stedet for "Kan jeg hjælpe dig?". Det andet spørgsmål er korrekt besvaret med et "Ja", hvilket vil føre til en akavet pause, hvorefter du vil stadig nødt til at spørge dem, hvordan du kan hjælpe dem.
- Hvis du er på arbejde, er det almindeligt at sige navnet på din virksomhed, når du afhente telefonen, efterfulgt af et tilbud om hjælp. For eksempel: ". God eftermiddag, hvordan John Meyer kontor kan jeg hjælpe dig?"
- Når du tager en besked, skal du sørge for at få personens fornavn og efternavn. Når du tager nummeret ned, gentag det tilbage til dem om at bekræfte, at du hørte det rigtigt. Spørg til at gentage oplysninger, men ikke mere end to gange. Du er at være omhyggelig og du interesserer at modtageren ikke har nogen mix-ups. Den, der ringer vil værdsætte det.
- Må ikke antage, at alle har opkalds-id eller at en ven vil genkende din stemme. Folk lyde anderledes på telefonen.
- Hvis du er den ene foretager opkaldet, en fremragende skridt er at identificere dig med det samme - hvis du er en person, at din modtager vil ønsker at tale med. "Dette er John Smith opfordrede til Roy Jones. Er han til rådighed?"
- Hvis du foretager opkaldet, oplyse navnet på virksomheden, selvom du ringer en person, du har lige talt med. For eksempel "Hallo, det er Josh med JM Law Associates". Bare "Dette er Josh" kan efterlade folk forvirrede om, hvem de taler til.
- Hold en pen et papir handy at tage noter. Det er uhøfligt at spørge nogen til at vente, mens du går rive gennem huset på udkig efter skriveredskaber. Dette gælder især, hvis du taler med en virksomhed kontakt. Du behøver ikke vil have dem til at tænke dig en uorganiseret, fly-by-night type outfit.
Advarsler
- Hvis du har problemer med at høre den person, så lad dem vide. Chancerne er du vil tale højere end normalt, hvis dette sker, og du ikke vil have dem til at tro, at du råber.
- Mens fortælle nogen, du ikke kan høre dem ikke skrige. De kan sikkert høre dig fint.