Wkodk

Sådan skal du tage minutter

Du var bare sekretær for udvalget du tilhører. Tillykke! Kender du, hvordan du tager, forberede og præsentere minutter i henhold til den lovgivende bibel, Robert forretningsorden Order? Holde et referat af mødenotater er meget vigtigt. Her er, hvad du behøver at gøre.

Steps

Sådan skal du tage minutter. Når mødet er sat til at begynde, distribuere et enkelt stykke papir specielt formateret til navne og kontaktoplysninger.
Sådan skal du tage minutter. Når mødet er sat til at begynde, distribuere et enkelt stykke papir specielt formateret til navne og kontaktoplysninger.

Tage dine egne minutter

  1. 1
    Medbring en bærbar eller bærbar computer med dig. Sørg for, at uanset hvad du bringer er noget, du er komfortabel med. Hvis du vil skrive minutter ofte, kan det være tilrådeligt at købe en passende bærbar snarere end at snuppe din søns Peter Plys bindemiddel. Også, det er nyttigt at have en god og pålidelig. Erfarne sekretærer kan foreslå at bruge en i stedet.
  2. 2
    Når mødet er sat til at begynde, distribuere et enkelt stykke papir specielt formateret til navne og kontaktoplysninger. Skriv en note øverst på siden angiver papiret skal returneres til dig. Dette er en fantastisk måde at dokumentet fremmøde.
  3. 3
    Skriv ned mødet begynder. Præsidenten vil sige noget lignende, "Hos 06:00 fredag ​​februar 21. 2007, kalder jeg det møde for at bestille."
  4. 4
    Læs dagsordenen. Da du er den sekretær, det er din pligt at have udarbejdet et udkast til dagsorden på forhånd. Præsidenten vil bede dig om at læse den. Efter dagsordenen er blevet læst siger, "Jeg flytter til vedtagelse af denne dagsorden." Bemærk på dit stykke papir, som dagsordenen blev læst, og at du flyttede til vedtagelse (ingen seconder er påkrævet). Bemærk enten "motion gennemført" eller "bevægelse mislykkedes."
  5. 5
    Læs udkastet til referat. Præsidenten skal bede dig om at læse referatet fra det foregående møde. Det er vigtigt, at du har dem med dig. De kan distribueres på forhånd, eller du kan læse dem når du bliver spurgt. Når du er færdig siger, "Jeg flytter til vedtagelsen af ​​disse udkast til mødereferat." Ingen seconder er påkrævet. Bemærk, der gjorde bevægelse og notere enten "bevægelse udført" eller "bevægelse mislykkedes."
  6. 6
    Lyt til de andre rapporter. På dette tidspunkt, kan kassereren eller nogle underudvalg har nyheder og opdateringer til at indberette. Sørg for at du fat i en kopi af deres opdateringer i slutningen af ​​mødet. Bemærk, der læser dem, og om bevægelsen bæres eller mislykkedes.
  7. 7
    Optag noget gammelt virksomhed restbeløb fra tidligere møder. Har nogen brug for at skrive et brev? Blev den sendt? Bemærk noget, der blev gjort eller ikke gjort, og af hvem.
  8. 8
    Optag ny virksomhed. Når nogen har et problem at løse de vil gøre en bevægelse. For eksempel de kan sige, "Jeg flytter til at give 75€ til redaktørerne af Google." Det er vigtigt, at du skriver ned de nøjagtige ord.
  9. 9
    Bemærk der laver bevægelser, sekunder bevægelser, og hvorvidt de bestod eller dumpede. Også skrive ned, som er blevet udpeget til at gøre hvad.
  10. 10
    Bemærk hvad tid mødet hævet.
  11. 11
    Skriv ned nogen bemærkninger til forretningsordenen, punkter af information, eller andre relevante oplysninger.
  12. 12
    Udelade ubetydelige detaljer. Hvis der foretages en ændring, behøver du ikke at skrive ned faktum, at nogen foreslog at foretage en ændring. Bare sørg for, hvis det er bestået, at det er i den vigtigste bevægelse, når du skriver det ned.
  13. 13
    Sørg for at du har alt hvad du behøver efter mødet adjourns, såsom
    • Hvem har sendt beklager?
    • Hvem var der?
    • Alle rapporter.
    • Placering af mødet.
  14. 14
    Indtast op referatet. Må ikke indeholde kommentarer som, "Medlem A sagde, at han ikke var enig" eller "Kassereren gav en fremragende rapport." Må ikke indeholde debatten i referatet. Selv hvis du bruger tre timer diskuterer noget, kun sætte der gjorde bevægelse, den nøjagtige ordlyd, og om det bestod eller dumpede.
  15. 15
    Distribuere dit udkast. Når du har indtastet et udkast til de minutter, sende dem til hvert medlem. Husk: indtil rapporten er godkendt af udvalgets medlemmer, er det kun et udkast kan ændres til enhver tid.

Tips

  • Det er en god idé at sidde så tæt som muligt til formanden for mødet. Dette vil give dig mulighed for at høre alt og bede om en afklaring uden at hæve stemmen.
  • Overveje at lære stenografi eller ved hjælp af en bærbar computer. Dette vil hjælpe dig optage minutter i en rettidig og præcis måde.
  • Må ikke være bange for at afbryde og bede om en afklaring på noget tidspunkt.
  • Indtast dine minutter umiddelbart efter mødet slutter. Det er bedst at gøre dette, mens begivenhederne er stadig frisk i dit sind. Det er også vigtigt, at deltagerne får en kopi af deres handlingspunkter snarest muligt efter mødet.
  • Gør opmærksom på ikke blot de bekymringer, men også eventuelle resultater drøftet på mødet.
  • Selvom du tager noter, kan du stadig deltage i debatterne.
  • Sørg for at du har det rigtige navn stavemåder, så kontakt e-mail-adresser og telefonnumre.
  • Bede folk om at nedskrive deres bevægelser. Dette vil spare dig hovedpine af at forsøge at omskrive en andens ideer.
  • Minutter er meget vigtige. De er gemt og kan blive henvist til i årevis fremover. Hvis det er et juridisk spørgsmål, for eksempel, eller andens omdømme kan afhænge af det.
  • Skriv tingene, som de sker. Hvis nogen bringer et emne tidligt i mødet og en anden bringer det samme emne senere, ikke gruppere disse ting sammen.
  • Læs visse dele af Robert forretningsorden Order, især afsnittet om at være en sekretær.
  • Hold minutter på et sikkert sted.

Advarsel

  • Må ikke lægge for meget i detaljer ind i minutter. Kun de relevante oplysninger er nødvendig.