Du har genlæse det tre gange og stadig det ser ud som e-mailen ikke var noget men uhøflige. Men skulle du kalder dem, og afklare, om de betød at være uhøflig... eller ej?
Netikette på arbejde er lige så vigtig som alle andre steder. At tillade de standarder for høflighed at glide, blot fordi mediet bruges emboldens mennesker, der ville normalt ikke være så ligefremme i et ansigt-til-ansigt kontekst ikke er acceptabel. Men det er også vigtigt at være realistisk og objektiv om de e-mails, som du mener, er uhøfligt, men kan være helt noget andet. Så næste gang din chef, kollega eller endda hovedet honcho på arbejde sender dig, hvad du synes er en uforskammet email, her er hvad du måske gerne gøre.
Steps
- 1Skelne, hvad en uhøflig email formentlig ser ud. Det er nemt at misfortolke den hensigt, tone og ord en e-mail. Naturligvis er en e-mail ikke er udstyret med ansigtsudtryk, stemmeføring og kropssprog, så hvis du føler overdænget med arbejde, sukker-befriet, og føler at du bare ønsker at komme ud af kontoret, kan det være let at gøre den fejl at antage negative hensigter i en e-mail, hvor der blev ingen hensigten. Tegn på, at du måske har en uhøflig email nævnes:
- Den anvendte sprog er helt klart misbrug og / eller nedsættende. (Hvis du modtager en e-mail fyldt med bandeord, det vil sandsynligvis være et brud på din arbejdsplads politik, og det er meget uprofessionelt. Det kan også være årsag til sagsanlæg, afhængigt af hvad der siges, især hvis du føler dig truet, chikaneret eller utydelig.)
- Den e-mail er skrevet i alle hovedstæder (råben) eller bestemte dele af det, at udtrykkelige krav eller nedladenhed er skrevet i alle hovedstæder. (Vær opmærksom på, at nogle chefer og kolleger stadig kæmper med All Caps nøgle, så de kan være nødvendigt at simpelthen undskyldes af lutter dovenskab eller mangel på "at få med det".)
- Den e-mail er dybest set et behov med ingen Hej, tak, tak, eller lukning navn. Ikke bruger dit navn og ikke afmønstring er fint til en e-mail, er en løbende interaktion, men når det er den første e-mail til en frisk emne, og det er at gøre et krav eller give instruktioner, så er det uhøfligt at udelade disse små på en arbejdsplads sammenhæng.
- Den e-mail refererer til dig uvenligt (personlige udgravninger), eller niveauer beskyldninger på dig og / eller foreslår, at du gør X, Y, Z, eller andet.
- En rude email kan have en masse udråbstegn eller spørgsmålstegn i det. Flere anvendelser af "!!" og "???" ses ofte som værende uhøflig eller. Men det kan også være et tegn på vægt, så brug ikke dette alene som en indikator.
- Afsenderen er kopiering i en anden, der er ansvarlig for både dig som et middel til "tvinge" dig til at gøre noget.
- 2Læs e-mail grundigt, før du foretager op dit sind med hensyn til dens hensigt. Hvis du bare scannet det og besluttede, at det var uhøfligt, er det afgørende at læse det med større omhu. Selv hvis du læse den grundigt den første læsning, genlæse den for at sikre, at du ikke har savnet noget, eller du ikke at læse ting ind i det, der ikke er der. Og det er en god idé at spørge dig selv, hvad det handler om den e-mail, der har forstyrret dig så meget. Dette kan være endnu et fingerpeg om, hvad indholdet vil formidle til jer, for eksempel kommer hvis du allerede er at have en med en kollega eller chef, og denne e-mail på halen-enden af en ophedet diskussion, så er det forståeligt, at du 'll se den dårligt lige væk. På den anden side, hvis der ikke har været tegn på, at din kollega eller chef er irriteret, med dig så måske du fejllæsning det.
- Hvad er hensigten bag ordene?
- Er denne person er kendt for dårlig kommunikation eller nogen, der er normalt? Selv med en person, der normalt er høflig, kan de kæmper for at sætte på tværs af en budskab effektivt ved hjælp af e-mail i stedet sigter mod at være uhøflig.
- Er denne person måske bare snak, forsøger at fremstå mere insisterende via e-mail, end de har modet til at stå ansigt til ansigt? I et sådant tilfælde, kan det være mere et tilfælde at bluffe omkring kanterne i håb du vil gøre, hvad de er bange for at bede dig om at dit ansigt.
- Er der elementer af e-mail, du simpelthen ikke forstår? I dette tilfælde, er du sikkert bedre stillet under forudsætning noget, før du ved mere. Folk, der skriver hurtigt ofte falde ord, og nogle mennesker tror ikke, at korrekt tegnsætning og stavning er behov for e-mails. Og så er der en stigende tendens til brug i e-mails, som kan være svære at fortolke, hvis du ikke forstår det.
- 3Undgå at antage, at du kender afsenderens følelsesmæssige tilstand. Kontroller, at du ikke laver antagelser om afsenderens følelsesmæssige tilstand. Dårlig kommunikation færdigheder, misforstået sarkasme eller sjov, og bare almindelig doven eller sjusket skrivning kan alle føre en læser til at tænke, at den skriftlige stykke er uforskammet, når det betyder noget mere end at en person ville sige noget, men ikke få det ud til højre. Indse, at få mennesker er meget dygtige forfattere i løbet af kort tid, og de fleste mennesker skriver hurtigt med den hensigt at få budskabet fra deres to-do bunke, så de kan komme videre med den næste smule arbejde.
- Der er undtagelser fra denne regel, selvfølgelig. Hvis du allerede har en vanskelig tid med den pågældende person i en face-to-face-niveau, er det meget muligt, at de er at lade deres følelsesmæssige side glide ind i deres e-mail kommunikation. Alle de samme, spille det efter kontekst, ikke ved forventning.
- 4Hold fra, også kendt som "gennemgang, ikke reagerer." Indtil du føler, du har begge forstået budskabet objektivt og faldet til ro, det er vigtigt ikke at svare. I besvarelse hurtigt, kan du blive fristet til at være lige så uhøflig, og derved forværrer problemet. Endnu værre er at svare uforskammet, når den oprindelige hensigt med den e-mail betød intet af den slags! Så tag en pause. Luk e-mail og gå en tur. Har en kop kaffe, og gøre noget anderledes for lidt for at klare dit sind. På den måde, når du kommer tilbage følelse lidt roligere, kan du genlæse e-mail og beslutte, hvorvidt det er stadig så forurolige dig, som da du først læse den.
- Besvar aldrig i vrede og altid sove på en vred svar. Langsigtede konsekvenser følger af at have vrede ord i et skriftligt referat formular.
- Jo mere følelsesladede du er, og jo mere emotionelt ladede e-mailen, jo vigtigere er det at sove på dit svar.
- 5Afklaring. Hvis du kan, pop simpelthen over og tale med den person om, hvad de betød i deres e-mail. Ty til ansigt-til-ansigt-kommunikation er mere tilbøjelige til at klare tingene op end nogen anden tilgang. Men det er ikke muligt for mange mennesker, der arbejder langt fra hinanden, eller endda forskellige steder, stater eller lande. Prøv som det næste skridt, hvis denne indstilling er åben for dig. Taler i telefon, vil hjælpe dig med at afklare tingene meget hurtigere end at skulle maile frem og tilbage. Og hvis du virkelig ikke har andet valg, eller det simpelthen føles mere passende for dig at svare via e-mail, så vær høflig og professionel i dit svar. For eksempel:
- Kære Kevin, Tak for din besked. Jeg var ikke helt sikker på hvordan man skal fortolke "Tror du, du kan mønstre viljen til at trække dig væk fra vandet køler og begynder at arbejde på Noxos rapport? Jeg tænkte, om jeg vil blive tvunget til at genoverveje din rolle her. " Jeg må sige, at jeg læste det som værende ganske brysk og mangler i erkendelse af min professionalisme. Jeg er klar over, at der er en deadline og er på vej til at opfylde det, jeg var kun at tage en meget kort pause til at opdatere før jeg vendte tilbage til færdiggøre rapporten. Hvis du er bekymret for min udvikling, så er jeg glad for at komme / ringe og forklare, hvor jeg op til. Med venlig hilsen, Nelly.
- Eller måske en mere humoristisk tilgang (du bliver nødt til at arbejde i den rigtige form for sted!): Kære Kevin, Tak for din indsigtsfulde e-mail. Jeg indser, at hængende omkring vandkøleren kunne opfattes som tidskrævende. Men, vil du blive glad for at vide, at som et resultat af min vandkøler mini-break af netop 2 minutter og 23 sekunder, jeg var i stand til at finde ud af, at Jim allerede har arbejdet på de samme tal som i vores rapport, og at betyder, at jeg kan få det færdige ved denne aften i stedet for i morgen formiddag. Jeg vil være glad for at sende dig den færdige rapport, før jeg forlader arbejde denne aften. Af den måde, jeg elsker dine nye sko, jeg spottet dem under tæppet, mens jeg var på vandkøleren. Nelly
- 6Genlæse dit svar efter du har komponeret det. Genlæse det mindst tre gange for at sikre, at du ikke har reageret med uhøflighed eller lyd overdrevent følelsesladet. Opretholde en professionel og høflig tone i hele e-mail og fjerne noget fra det, der er unødvendige eller indeholder antagelser om den anden persons sindstilstand. Hold email simple, til det punkt, og uden provokerende udtalelser. Som 101 Email Etikette Tips antyder, "type mod andre, som du ville dem skrive jer."
- Overvej, at du bliver et eksempel på høflighed ved ikke at købe ind i uhøflighed eller nogen insinuationer. Stern professionalisme er hensigtsmæssig, men øgenavne, anklagende og misbruger er ikke okay, er heller ikke bruger formatering på en sådan måde, at "forekommer" aggressive (misbrug af udråbstegn osv.).
- 7Indse, at det er fint ikke at svare tider. Nogle gange kan det bare være bedre lade uhøflige email går. Måske er afsenderen ikke kender alle fakta, kom ud af den forkerte side af sengen den dag, eller var bare ikke tænker lige af forskellige årsager. Hvis du tror, at det kunne være bedst bare at lade det gå, og der er ikke behov for bekræftelse af, hvad der blev sendt, eller intet behov for at besvare et spørgsmål, etc., og derefter overveje bare at lade denne ene glide ind i æteren. Handler som du aldrig har modtaget den, hvis du stadig gøre det arbejde du forventes at.
- 8Tal med din chef eller menneskelige ressourcer, hvis der synes at være et mønster af grove emails udvikle. Du bør ikke udsættes for uhøflighed, chikane eller trusler på arbejdspladsen. Chikane og trusler er handlingsrettet, og uhøflighed er simpelthen noget en veldrevet arbejdsplads kan undvære, eller moral er truet. Hold de e-mails, der vedrører dig som bevis for hvad du har været udsat for, så du har en rekord, og kan bakke op, hvad du siger.
- 9Holde din del af aftalen. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt eller ikke at sende en e-mail, du har skrevet, når du føler angst, vrede eller irriteret, og du tror, at dine følelser kunne være for tydelig i den e-mail, så du åben for en afgift for at være, Tryk kladde eller slette. Må ikke sende det indtil du har haft tid til at tænke det igennem. Være et eksempel på høflig og professionel e-mail brug på alle tidspunkter.
Tips
- Erkend, at du ikke behøver at stille op med en andens dårlig dag. Vi har alle dem, men vi har alle brug for at holde vores følelse af høflighed intakt også.
- Én måde at håndtere med en kollega, der sender konsekvent uhøflig emails er at CC i din chef eller en anden relevant kollega, hver gang du svarer (en slags omvendt tvang i, at du tvinge dem til at holde tingene høflig). Hold din egen tone høflig og ikke-truende og lad den uhøflige kollega ord taler for sig selv.
- Foreslå, at din arbejdsplads har en session på email etikette. Hvis ingen ved hvordan man kan give dette seminar, så send ud for nogen, der gør, som kunne være et tegn på, at en sådan uddannelse er nødvendig!
- E-mail er vanskeligt selv for en pro, at formidle følelser og hensigter korrekt ikke altid er muligt i e-mail huske. Selv om det er, kan modtageren ikke ever "get it".
- Hvis du ønsker at skrive din egen vrede ud, så gør det på en tom e-mail eller Word-dokument. På den måde kan du kassere det og vil ikke ved et uheld ramte sende på svar-knappen!
- Hvis afsenderen er en person med en historie om at være uhøflig via e-mail, så husk at og nærmer e-mail herom.
Advarsler
- Nogle mennesker er tikkende bomber og kan lufte mere vrede på dig, hvis du reagerer brutalt. Bo høflig og professionel, og hvis du har nogen bekymringer eller du er bange, tale med din chef eller menneskelige ressourcer om det.
- Noget injurierende, fornærmende, chikanerende, ærekrænkende, racistisk, eller offensiv i en e-mail, er handlingsrettet. E-mail er synlig i de fleste jurisdiktioner, og kan udsætte din virksomhed til retssager. En person, der sender sådanne e-mails kan være genstand for disciplin og endda afskedigelse. Hvis du er bekymret for, at e-mailen indeholder et sådant anstødeligt indhold, så tal med din chef eller menneskelige ressourcer til yderligere rådgivning, eller din juridiske repræsentant, hvis du ikke ønsker at diskutere det med arbejdspladsen.
- Undgå at falde ind i vane med at e-maile dine kolleger og chef om absolut alt, når blot et par fodspor vil have dig foran deres skrivebord og i stand til at tale ansigt til ansigt. En arbejdsplads, der er faldet i vane med altid e-maile og aldrig taler trods nærhed reducerer nydelse af at arbejde med andre og øger chancerne for tankeløse kommunikation ved hjælp af et medium, der ikke moderate adfærd på samme måde som at se en anden person foran os gør. Professor Clay Shirky anbefaler at begynde kommunikation ansigt til ansigt og derefter gå videre til e-mail. Selv siger "Hej" hver morgen går en lang vej at lette den sociale lim.
Ting du behøver
- Sted at gå til en pause