Wkodk

Hvordan til at tale professionelt på telefonen

Hvor mange gange har du talt med nogen på telefonen og tænkte på dig selv, hvordan uprofessionel de var? Sørg andre ikke siger det samme om dig.

Steps

Hvordan til at tale professionelt på telefonen. Svare telefonen på så få ringninger som muligt.
Hvordan til at tale professionelt på telefonen. Svare telefonen på så få ringninger som muligt.
  1. 1
    Svare telefonen på så få ringninger som muligt. Ingen kan lide at blive tvunget til at vente.
  2. 2
    Forbered dig selv med en pen og papir, mens du tager et opkald, så du kan notere de oplysninger om kunden.
  3. 3
    Identificer dig selv og den virksomhed, du arbejder for (hvis arbejde), så snart du besvarer. For eksempel sige "Tak for at kalde Google, det er John taler." Ligeledes du spørger den, der ringer, hvem de er, og hvor de ringer fra, hvis de ikke tilbyder disse oplysninger til dig, især hvis din virksomhed har en streng politik om modtagelse af uopfordrede opkald. Tage kontrol over opkald fra starten vil lade den, der ringer kender din en professionel: For eksempel:
  4. 4
    "God morgen Google, John speaking". Caller: "Kan jeg tale med Bill?" Indklagede: "Hvem kalder du?" Caller: "Tom". Indklagede: "Hvor er du ringer fra?" Caller: "England". Sagsøgt: ", og virksomhedens navn?" Caller: "Åh, det er en personlig samtale." Indklagede: "Er Bill forventer dit opkald?". Caller: "Nej". Indklagede: "OK lad mig prøve sin linje for dig"...
  5. 5
    Ved at tage kontrol over opkald og spørge "den rigtige" spørgsmål, du har samlet så mange oplysninger som muligt, før overføre et opkald og hopefuly illiminated chancen for en uopfordret opkald sættes igennem, men også du er i stand til at levere 'bill "med de oplysninger, han har brug for, før du accepterer opkaldet. Undgå at åbne dine spørgsmål med "Kan jeg" eller "vil du noget imod, hvis jeg", hvis du åbner med disse risikerer du at miste kontrollen over opkald ringer let kunne sige "Ja jeg gør sindet" eller "nej du kan ikke" så bare stille direkte spørgsmål være høflig og husk du er i din fulde ret til at stille spørgsmål, hvis den opkaldende bliver irriteret lige forklare: "tak for din forståelse jeg sikker på du kan sætte pris på, vi / jeg behandle et stort antal opkald ved at spørge dig disse spørgsmål, jeg kan sikre dit opkald er rettet hurtigt og korrekt til den rigtige person eller afdeling, tak ".
  6. 6
    Altid antage en person fra din organisation lytter med på samtalen. Organisationer tilføje denne evne i, vil normalt annoncere det efter de har installeret og brugt det.
  7. 7
    Spørg altid, før du sætter nogen på hold, og vente på et svar.
  8. 8
    Kontroller, at den tilsigtede modtager er glade for at tage opkaldet. Hvis nogen spørger, om de kan tale med nogen specifikke, fortæller den, der ringer, at du vil "prøve deres line" før du lægger dem på hold, og kontrollere, at modtageren er en) til rådighed, og b) er klar til at tale til dem.
  9. 9
    Brug korrekt grammatik. Husk altid at sige "Jane og jeg" til din emne og reserve "Jane og mig", når du er den direkte objekt (dvs. "Jane og jeg gik til butikken" versus "Han talte til Jane og mig"). Lad ikke ordet "ved" dinglende i slutningen af ​​en sætning. Ex: ". Jeg ved ikke, hvor det er på."
  10. 10
    Det gamle mundheld, "kunden har altid ret" besidder en vis sandhed - Men ikke hele tiden. Den ene ting du kan regne med, er dog, at du aldrig vil vinde et skænderi med en kunde. Når kunden er forkert, forsigtigt forklare den korrekte "sandhed", på en positiv måde. Hvis kunden bliver ked og hans tone ændres til et af irritation eller vrede, ikke spejler ham. Bevar din behagelig tone! "Reflect" hans eller hendes følelser tilbage, så han / hun føler, du har virkelig hørt klagen sige ting som, "Jeg kan høre, hvor frustrerende det er for dig, og jeg er så ked af det" kan gå en lang vej mod beroligende en irriteret klient. Hvis kunden ikke er tilfreds, så spørg, hvad han eller hun gerne gjort. Overvej det og acceptere det, eller fortælle kunden, hvorfor du ikke kan acceptere. Tilbyde alternativer, om muligt.
  11. 11
    Prøv at løse problemet inden opkaldet tid.
  12. 12
    Telefonsamtale mangler den åbenlyse indgang kropssprog, modtageren i den anden ende, vil modtage dine sande hensigter gennem den faktiske tonefald, du bruger under opkaldet. Din tone vil sige mere end de faktiske ord, der kommer ud af din mund. Når dette er sagt, smile, når du taler i telefon! Dette punkt af smilende virkelig ramt hjem med den øverste ledelse af et call center, og de placeres små spejle på hvert af agentens stationer, som sagde: ". Hvad du ser, er hvad de hører"
  13. 13
    Brug den, der ringer navn, når det er muligt. Det viser, at du er en god lytter og tilføjer et personligt præg "Jeg er ked af Johannes, men Mark er ikke tilgængelig i øjeblikket. Kan jeg hjælpe dig med noget eller tage en besked?"
  14. 14
    Når du ringer en anden person, identificere dig selv først. For eksempel sige, "Dette er Mary Hunter opfordrede til Louis Meyer, tak."
  15. 15
    Husk at lukke din samtale med en professionel lukning. Afslut dine samtaler med en oprigtig "Goddag" eller "Tak".

Tips

  • Undgå "Ah", "Um", "Like" og andre meningsløse 'fyldstof' ord eller lyde.
  • Undgå at bruge mute eller holde knappen når betjener en kunde, og dette bør kun anvendes, når ekstra hjælp er nødvendig fra en vejleder eller "coach".
  • Må ikke tygge tyggegummi, spise eller drikke, mens i telefon med en opkaldsgruppe
      • Arbejdstagere i call-centre har haft retractions af reprimander ved hjælp af denne metode. Hvis irettesættelse blev foretaget på grund af denne ringer, kan lederen se, at den, der ringer eskalerede situationen. Dette er især tilfældet, hvis vejlederen tager opkaldet, og problemet ringer ringer tilbage for derefter at klage over vejlederen! (Dette er sket, og det reducerer troværdigheden af ​​denne ringer op.)

Advarsler

  • Husk, at når du har håndteret problemet ringer, den næste ringer er en anden person. Stå op, strække og hilse på dem som intet var sket før.
  • Kundernes repræsentanter skal tage en pause i 5 minutter efter en hård eller en hård opkald
  • Husk, at ikke alle forstår ABC af professionalisme. Giv høflighed, selv når du ikke modtager den.